Unidad 2
Automatización con
plataformas de productividad
Agregar modulos e inicio
del sistema
EPR / CRM
Los siguientes pasos son para cualquier Sistema Operativo y es
siguiendo las indicaciones del manual de DoliBarr
Creación de los usuarios, grupos y permisos del
sistema
Es recomendable, crear un usuario por cada una
de las personas que vaya a desempeñar una función en el sistema,
de esta manera tendremos el trazado de las acciones realizadas en
dolibarr, con el fin de poder resolver problemas y buscar
responsabilidades.
Es posible que la empresa esté formada por
departamentos, y que los usuarios de esos departamentos desempeñen
funciones similares, en ese caso, sería recomendable crear grupos
de usuarios (departamentos), con el objetivo de jerarquizar los
roles del sistema.
También es necesario, asignar los permisos
correspondientes a los distintos usuarios de la aplicación, de
esta forma, evitaremos accesos a información privada, o acciones
no permisivas (validación de facturas, cerrar presupuestos,
etc....).
Iniciamos con logeo a nuestro servicio
Pasamos a Usuarios y Grupos (esta al final de la lista), es
necesario para asignar responsabilidades al personal que se
aplicara en la tareas de administración / mantenimiento de
información, y su correcto flujo de datos.
Comenzamos por grupos, que pueden ser
Contabilidad, Producción, Control de Calidad, Gerencia, Embarques
etc. según sea necesario, recordemos que es variable según la
estructura de la empresa y/o necesidades, o bien ya este
organizado, pero podemos regresar aqui para cambiar modificar o
cancelar grupos.
Avanzamos sobre Nuevo Grupo
Agregamos el grupo que nos ocupa Contabilidad: (Nuevo grupo), y
opcionalmente su descripción
Seleccionamos los derechos de este grupo como son : Exportación
de datos, Importar datos, y Usuarios que tendrían
Activamos lo permisos que sean adecuados para este grupo y sus
usuarios, pero estriamos restringiendo algunos de estos:
Agregamos los usuarios a este grupo, y podemos
observar sus contraseña, esto se debe a que somos administradores
de dolibarr, al terminar con estos datos aplicamos el botón crear
usuario al final de esta pagina:
Al terminar veremos lo siguiente:
Faltan sus derechos en el grupo, pasamos al separador Permisos:
La interfaz del usuario:
Nota al usuario esto es información del usuario
como se logea y si hay alguna nota publica ( para que todos lo
usuarios ven ciertos datos de el, puesto, rango, etc. ) y de forma
privada.
Agregamos a otro usuario, en este grupo
Al terminar se puede ver de la siguiente forma:
Evidencia completen los datos de esta
persona de forma ficticia y agreguen sus derechos
Gestión
de terceros
Los conceptos básicos a tener en cuenta en este módulo son:
- Cliente: alguien que compra o alquila algo a un individuo u
organización.
- Cliente potencial: cliente que no es real, es decir, una
persona que podria llegar a comprar un producto o adquirir un
servicio porque cumple con las caracteristicas del target de ese
producto o servicio.
- Proveedor: empresa que se dedica a proveer o abastecer de
productos necesarios a una persona o empresa.
- Contacto: persona física que tienen algún enlace o ligadura
con nuestra empresa
Para ingresar los datos primero se requiere cargar el modulo y
se de esta forma:
Usar el menú del lado izquierdo y dirigirse a
Módulos / Aplicaciones
Localizar del lado derecho Gestión de
Relaciones con clientes (CRM) y activar el modulo, en esta sección
estaremos regresando para realizar activación de los módulos
necesarios.
Algunos módulos requieren que sean autorizados con niveles de
seguridad para las personas que los utilicen:
para activar este modulo solo hacemos clic en el botón
deslizable y este tendría un color verde en el fondo de este botón
que se vería de esta forma:
Observemos la advertencia que nos presenta en la parte superior
derecha:
Este modulo requiere que se otorguen permisos a nivel del
administrador
Comenzamos a configurar el modulo haciendo un clic en el icono
del engrane
El aspecto es de esta forma:
en esta sección puedes asignar claves a
los clientes y a los proveedores, de tal forma pueden ser de forma
alfanumérica como se ve en el apartado o bien de forma de código
libre, o un numero personalizado (este orden lo menciono de abajo
hacia arriba)
para trabajar por el momento lo dejaremos tal como esta por
default.
en la siguiente sección genera cuentas
automáticas para clientes / proveedores, puedes seleccionar una de
las opciones indicadas esto dependerá de como desean registrar /
identificar a los clientes / proveedores
las siguientes secciones se deberán de ser
analizadas por el personal responsables del área
administrativa y despendiendo de las necesidades de cada
empresa / requerimientos.
Regresando al listado de módulos esta el de Recursos Humanos (RH
ó HR) y lo activamos, y podemos ver otros módulos como Miembros,
Gestión de días libres, Informe de gastos, y Algo que generalmente
no se ve usualmente es el de Reclutamiento.
observemos que ya se activo el modulo en la
parte superior se presenta el menú terceros y el de Recursos
Humanos (RRHH) "La abreviatura se forma
repitiendo la letra inicial de cada palabra ya que eso es lo
correcto cuando lo que se abrevia son dos palabras en plural (en
este caso, «recursos» y «humanos»). De este modo, para hacer
referencia a los recursos humanos de manera abreviada, se debe
escribir RR. HH."
al ingresar en el menú de Terceros veremos lo siguiente, y donde
podemos ingresar los nuevos clientes :
llenando los datos necesarios:
al crear el tercero se mostrara lo siguiente, y veremos que hay
campos interesantes para seguimiento del cliente abajo a la
derecha :
Ahora como agregamos a los proveedores; lo que
se hace activar el modulo de Gestión de Relaciones con Proveedores
VRM -> Vendedores, Presupuestos del Proveedor, Recepciones e
Incoterms (si fuera necesario por la empresa) (abreviatura de International Commercial Terms)
son términos utilizados en los contratos internacionales que
detallan las obligaciones de cada una de las partes
(exportador-vendedor e importador-comprador) a la hora de
entregar las mercancías.
Ahora regresamos al menú de Terceros y observamos que se ha
modificado los campos de captura.
ingresamos los datos, y revisando nos agrego un campo
llamado Proveedor Si / No, y un código para este caso
SU20401-00001
Al crearlo nos presenta la información que nos indica que es un
proveedor vean el campo naturaleza del tercero, donde la P
(proveedor) esta activa:
y en conjunto asÍ:
Recordemos que puede haber cliente potenciales, es decir
aquellos clientes que aun no están decididos pasar a se clientes
por falta de convencimiento o dudar sobe algunas de las políticas
de la empresa.
Evidencia agreguen al menos 2 clientes y 2
proveedores ficticios y envién la evidencia en captura de
pantalla
Podemos cerrar el sistema de Dolibar, y al volver ingresar
podemos ver lo siguiente (es para admin), es un resumen de las
actividades y pendientes que están en proceso:
Es posible observar la serie de información que representa de lo
que estamos atendiendo
Usando el menú Terceros, clientes potenciales mostrara la
información muy útil, podemos buscar información sobre algún
cliente en la barra, según se requiera:
Estatus del cliente potencial:
Cliente Potencial
Las opciones son muy útiles y variadas pero
dependiendo de lo que requiera la empresa deban ir revisando lo
que sea necesario para cada caso, y si este sistema se acerca a
las necesidades de la empresa / negocio, si esto no se acerca o no
les es útil deberán de buscar una alternativa mas especifica como
ponerse en contacto con desarrolladores de estos sistemas como los
que se mencionaron en la Unidad 1.
Regresando a los módulos y a RRHH:
Activamos los módulos relacionados con RRHH
Ya activados pasamos al menú RRHH (en la parte superior)
Al lado Izquierdo veremos la opciones de trabajo para RRHH, a
partir de este momento podemos hacer en conjunto los registros de
RRHH (todos nosotros aportamos datos)
Esto significa que con lo
que tenemos de conocimientos de programación, desarrollo de base
de datos, creación de pagina web, el resto de módulos los
exploraremos directamente, sin ejemplos aya que se ha visto como
se comporta la lógica del sistema hasta ahora, seguiremos
explorando según los módulos se nos presenten
Gestión de Habilidades
Día Libre
Gastos
Área de reclutamiento
Revisemos
otros módulos que pueden ayudarnos
Modulo financiero podemos activar: Facturas (hay que revisar que
es lo que puede servir y / o utilizar para no estar vaciando
todo en una hoja de excel (??)
Gestión de productos
Proyectos/Trabajo cooperativo y Gestión electrónica de
documentos
Módulos herramientas o Sistema
Sitios Web y Otras aplicaciones frontales
Interfaces con sistemas externos
Sistema
EVIDENCIA DE LA UNIDAD:
SEGUIR LOS MISMOS PASOS QUE SE HAN REALIZADO AQUI Y PRESENTAR
PANTALLA GENERAL CON UN MODULO AL AZAR Y UNA ACTIVIDAD QUE
SE REALICE EN EL MODULO.
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales
(1)
https://blog.skydropx.com/crm/?utm_source=paid_mx&utm_medium=google_ads&utm_campaign=19550024528&utm_term=&utm_content=&gad_source=1&gclid=EAIaIQobChMIscDLv4HRhAMV6zjUAR0tqAgFEAAYBCAAEgLxUPD_BwE
(2)
https://www.oracle.com/mx/erp/what-is-erp/#:~:text=Enterprise%20Resource%20Planning%20(ERP)%20es,de%20la%20cadena%20de%20suministro.
https://www.doublebastion.com/install-dolibarr-erp-crm/
https://computingforgeeks.com/how-to-install-suitecrm-on-centos-rocky-almalinux/
